Najem okazjonalny: jakie dokumenty, ile u notariusza i jak zgłosić umowę do urzędu skarbowego

Umowa i jej zmiany wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności (art. 19a ust. 6). Najem okazjonalny działa jak zwykły najem z jednym wyjątkiem: do umowy dołącza się trzy dokumenty, dzięki którym po jej zakończeniu właściciel nie musi wytaczać procesu o eksmisję, tylko prosi sąd o nadanie klauzuli wykonalności aktowi notarialnemu najemcy.

Większość przepisów ustawy o ochronie praw lokatorów nie dotyczy najmu okazjonalnego. Art. 19e wymienia te, które mają zastosowanie (między innymi art. 2, 10, 13 i 19a-19d), i tylko pod warunkiem, że właściciel zgłosił umowę w urzędzie skarbowym. Ochrona przed eksmisją w okresie zimowym z art. 16 nie znalazła się na tej liście.

Gdy najemca straci możliwość zamieszkania we wskazanym lokalu (na przykład rodzice sprzedadzą mieszkanie), ma 21 dni od dowiedzenia się o tym, żeby wskazać nowy adres i dostarczyć zgodę jego właściciela (art. 19a ust. 3). Jeśli tego nie zrobi, właściciel może wypowiedzieć umowę na piśmie z co najmniej 7-dniowym okresem wypowiedzenia (art. 19d ust. 5).

Akt notarialny podpisuje najemca, bo to jego oświadczenie. Oryginał aktu zostaje w kancelarii notarialnej, a strony dostają wypisy, czyli urzędowe kopie z mocą oryginału. Wypis potrzebny jest właścicielowi do wniosku o klauzulę wykonalności, gdyby najemca nie opuścił lokalu.

Stawki z ustawy i z rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości w sprawie maksymalnych stawek taksy notarialnej (Dz.U. 2024 poz. 1566) są maksymalne: notariusz ustala wynagrodzenie w umowie z klientem i może pobrać mniej (art. 5 § 1 Prawa o notariacie). Wypis jest płatny od każdej rozpoczętej strony, a strona to co najmniej 25 wierszy (§ 12). Od 5 listopada 2026 rozporządzenie Dz.U. 2026 poz. 1370 podnosi stawkę za stronę wypisu do 12 zł (strony 1-10), a za poświadczenie podpisu do 60 zł - kalkulator przelicza koszt według daty wizyty u notariusza.

Taksa za oświadczenie jest stała, niezależnie od wysokości czynszu i długości umowy. Przy umowie na kilka lat łatwiej więc rozłożyć koszt aktu, a przy umowie na kilka miesięcy jego udział w kosztach najmu jest wyraźnie wyższy. Kto pokrywa koszt aktu, strony ustalają w umowie.

Ustawa nie określa wzoru zgłoszenia. Wystarczy pismo z danymi właściciela i najemcy, adresem lokalu, datą zawarcia umowy, datą rozpoczęcia najmu i okresem, na jaki zawarto umowę. Na żądanie najemcy właściciel musi pokazać potwierdzenie zgłoszenia (art. 19b ust. 2).

Termin w dniach liczy się bez dnia, w którym najem się zaczął (art. 111 § 2 Kodeksu cywilnego), a gdy ostatni dzień wypada w sobotę albo dzień wolny od pracy, przesuwa się na następny dzień roboczy (art. 115 KC). Bez zgłoszenia nie stosuje się art. 19c i 19d (art. 19b ust. 3): umowa nie daje szybkiej ścieżki opróżnienia lokalu i podlega ogólnym przepisom ustawy.

20 255 umów najmu okazjonalnego zawarto w 2018 r. i 32 036 w 2019 r. - podało Ministerstwo Rozwoju, Pracy i Technologii w odpowiedzi na zapytanie poselskie nr 3792 z 19 sierpnia 2021 r., na podstawie danych Ministerstwa Finansów powiązanych ze zgłoszeniami w urzędach skarbowych. Zgłoszenie nie obejmuje warunków umowy, więc nie ma statystyk wysokości kaucji.

Zgłoszenie z art. 19b to coś innego niż podatek od najmu. Przychód z najmu prywatnego rozlicza się ryczałtem 8,5% do 100 000 zł rocznie i 12,5% od nadwyżki, bez względu na rodzaj umowy.

Kaucja wraca do najemcy w ciągu 1 miesiąca od opróżnienia lokalu, po potrąceniu należności właściciela (art. 19a ust. 5). Przy czynszu 3000 zł kaucja może wynieść najwyżej 18 000 zł. Opłaty niezależne od właściciela (prąd, gaz, woda) właściciel pobiera obok czynszu, a inne opłaty tylko wtedy, gdy przewiduje je umowa (art. 19c ust. 1).

Jeśli najemca nie wyprowadzi się w terminie, właściciel składa w sądzie wniosek o nadanie klauzuli wykonalności aktowi notarialnemu najemcy. Do wniosku dołącza żądanie opróżnienia lokalu z dowodem doręczenia albo nadania przesyłką poleconą, dokument potwierdzający tytuł prawny do lokalu i potwierdzenie zgłoszenia umowy w urzędzie skarbowym (art. 19d ust. 4). Z tytułem wykonawczym sprawą zajmuje się komornik.

Najemca przenosi się wtedy do lokalu wskazanego w załączniku do umowy. Zakaz wykonywania eksmisji od 1 listopada do 31 marca z art. 16 dotyczy wyroków sądowych i nie obejmuje najmu okazjonalnego.

OC najemcy płaci za szkody, które najemca wyrządzi właścicielowi albo sąsiadom, na przykład przy zalaniu. Kaucja zabezpiecza zaległości i koszty egzekucji, a polisa uzupełnia ją przy szkodach przekraczających kaucję.