KSeF (Krajowy System e-Faktur)

KSeF to system, przez który faktury między firmami przestają być PDF-ami wysyłanymi mailem: sprzedawca wystawia fakturę ustrukturyzowaną (plik XML) w systemie Ministerstwa Finansów, a ten nadaje jej numer KSeF i udostępnia nabywcy. Odbiór faktur w KSeF obowiązuje wszystkich podatników od 1 lutego 2026 r. Obowiązek wystawiania wchodził etapami (art. 145l ustawy o VAT w brzmieniu z 2025 r.).

Od 1 lutego 2026 r. faktury w KSeF wystawiają podatnicy, których sprzedaż z VAT w 2024 r. przekroczyła 200 000 000 zł, a od 1 kwietnia 2026 r. pozostali. Do 31 grudnia 2026 r. poza KSeF mogą jeszcze wystawiać faktury podatnicy, u których wartość sprzedaży na fakturach nie przekracza 10 000 zł brutto miesięcznie, a także faktury z kas rejestrujących (art. 145m-145n). Przekroczenie limitu w danym miesiącu oznacza obowiązek KSeF od faktury, którą go przekroczono.

Faktury dla konsumentów wystawia się w KSeF dobrowolnie i przekazuje kupującemu w uzgodniony sposób. Przykład: freelancer na zwolnieniu z VAT wystawia dwóm firmom faktury na łącznie 8 000 zł miesięcznie. Do 31 grudnia 2026 r. może robić to poza KSeF, a od 1 stycznia 2027 r. musi korzystać z systemu (np. darmowej aplikacji MF).

Do KSeF loguje się m.in. profilem zaufanym, kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub danymi uwierzytelniającymi wygenerowanymi w systemie, a programy księgowe łączą się z nim automatycznie. Fakturę ustrukturyzowaną uważa się za wystawioną w dniu jej przesłania do KSeF, a otrzymaną w dniu nadania jej numeru w systemie.

Kara za wystawienie faktury poza KSeF wbrew obowiązkowi może wynieść do 100% VAT z faktury, a przy fakturze bez VAT do 18,7% kwoty należności (art. 106ni) i ma obowiązywać od 1 stycznia 2027 r. Ministerstwo Finansów zapowiedziało przesunięcie kar o rok, ale do czasu ogłoszenia ustawy obowiązuje termin 1 stycznia 2027 r. Szczegółowy harmonogram i wyjątki opisuje strona KSeF od kiedy.