Faktura

Podatnik musi wystawić fakturę przy sprzedaży innemu podatnikowi lub osobie prawnej, przy otrzymaniu zaliczki i na żądanie konsumenta zgłoszone w ciągu 3 miesięcy od końca miesiąca sprzedaży (art. 106b ustawy o VAT). Fakturę wystawia się nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu dostawy lub wykonania usługi (art. 106i ust. 1). Dla niektórych usług, np. budowlanych, terminy są inne.

Obowiązkowe elementy wymienia art. 106e ust. 1: data wystawienia, kolejny numer, imiona i nazwiska lub nazwy oraz adresy stron, NIP sprzedawcy i nabywcy, data sprzedaży (jeśli inna niż data wystawienia), nazwa towaru lub usługi, ilość, cena jednostkowa netto, wartość netto, stawka VAT, kwota VAT i kwota należności ogółem. W określonych sytuacjach dochodzą adnotacje, np. "mechanizm podzielonej płatności" przy obowiązkowym split payment albo podstawa zwolnienia z VAT.

Przykład: usługa wykonana 28 marca może zostać zafakturowana najpóźniej 15 kwietnia. Faktura na 5 000 zł netto ze stawką 23% pokaże 1150 zł VAT i 6150 zł do zapłaty. Przedsiębiorca na zwolnieniu z VAT wystawia fakturę bez VAT, z podstawą prawną zwolnienia.

Faktura uproszczona, z NIP nabywcy zamiast jego pełnych danych, jest dopuszczalna przy kwocie należności do 450 zł brutto lub 100 euro; może nią być paragon z NIP nabywcy (art. 106e ust. 5 pkt 3). Błędy poprawia się fakturą korygującą (art. 106j), a nie przez wystawienie nowej faktury. Faktury przechowuje się do upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego (art. 112).

Od 1 kwietnia 2026 r. faktury dla firm wystawia się co do zasady w KSeF jako faktury ustrukturyzowane; za wystawienie faktury poza systemem wbrew obowiązkowi grożą kary opisane w haśle KSeF. Wyjątki dla najmniejszych podatników obowiązują do 31 grudnia 2026 r. Faktura jest podstawą do odliczenia VAT i zaliczenia wydatku do kosztów, a przy płatności powyżej 15 000 zł trzeba sprawdzić rachunek sprzedawcy na białej liście.