W skrócie
- 0 zł PIT i 0 zł składek ZUS od ryczałtu za pracę zdalną, jeśli pokrywa koszty z art. 67²⁵ Kodeksu pracy.
- Pracodawca sam ustala kwotę, bo ustawa nie podaje żadnych stawek - musi ją oprzeć na kalkulacji kosztów.
- 17 grudnia 2024 r. ZUS Oddział w Gdańsku uznał, że ryczałt nie wchodzi do podstawy wymiaru składek (Rzeczpospolita Pro).
- Ryczałt rażąco zawyżony może zostać uznany za ukrytą premię - wtedy pracownik płaci podatek i składki.
- 55% firm oferowało pracę zdalną w 2026 r., wobec 62% rok wcześniej (raport Grant Thornton).
Zgodnie z art. 67²⁵ Kodeksu pracy ryczałt za pracę zdalną nie stanowi przychodu pracownika w rozumieniu ustawy o PIT (podatku dochodowym od osób fizycznych), a według interpretacji ZUS Oddział w Gdańsku z 17 grudnia 2024 r. nie podlega też oskładkowaniu. Przy typowym ryczałcie rzędu 30-90 zł miesięcznie, jak podaje portal Firmove, to 360-1080 zł rocznie bez podatku i składek - ale tylko wtedy, gdy pracodawca umie tę kwotę obronić. Tekst uwzględnia stan na 9 listopada 2026 r.
Czy ryczałt za pracę zdalną jest zwolniony z PIT i składek ZUS?
Ryczałt wypłacany pracownikowi zdalnemu na pokrycie kosztów prądu, internetu czy amortyzacji sprzętu nie jest przychodem w PIT i nie jest składnikiem wynagrodzenia w rozumieniu przepisów składkowych. Przepisy Kodeksu pracy o pracy zdalnej, w tym art. 67²⁴ i 67²⁵, obowiązują od 7 kwietnia 2023 r., a zwolnienie dotyczy świadczeń pokrywających realne koszty.
Zgodnie z art. 67²⁴ Kodeksu pracy pracodawca ma obowiązek zapewnienia materiałów i narzędzi pracy oraz pokrycia kosztów związanych z pracą zdalną. Art. 67²⁵ rozstrzyga status podatkowy: ekwiwalent, ryczałt i zwrot kosztów nie są przychodem. Część komentarzy myli numerację obu artykułów, dlatego przed sporem z kadrami warto sprawdzić tekst jednolity na isap.sejm.gov.pl.
Stanowisko ZUS ma większą wagę praktyczną niż same komentarze. Oddział w Gdańsku potwierdził 17 grudnia 2024 r. (opisała to Rzeczpospolita Pro), że wypłata ryczałtu lub ekwiwalentu nie jest składnikiem wynagrodzenia wliczanym do podstawy składek. To interpretacja jednego oddziału, nie uchwała ogólna, ale linia jest spójna z literą Kodeksu pracy. Pracownik z pensją na poziomie mediany 7550 zł brutto (GUS, maj 2026, percentyl zarobków) nie zobaczy ryczałtu na pasku jako dodatkowego przychodu.
Jak obliczyć ryczałt za pracę zdalną?
Ustawa nie podaje żadnych stawek ryczałtu za pracę zdalną - wysokość ustala pracodawca w regulaminie, porozumieniu lub poleceniu, a kwota musi wynikać z kalkulacji. Przeglądy rynkowe wskazują na przedział 30-90 zł miesięcznie przy pełnym etacie (Firmove), ale to wartość orientacyjna, nie norma prawna.
Praktyczny schemat opisuje Poradnik Przedsiębiorcy: przy abonamencie internetowym 90 zł pracodawca przyjmuje 25% jako udział użytkowania zawodowego, czyli 22,50 zł, a po doliczeniu prądu suma ryczałtu wynosi 40,90 zł miesięcznie. Prąd wylicza się ze zużycia urządzeń: router to 0,012 kWh x 166,64 godz. x 1,19 zł, czyli 2,40 zł miesięcznie, a łączny koszt energii w przykładzie Firmove to 14,30 zł.
Liczy się uzasadnienie, nie sama kwota. Jak wskazuje EY w opracowaniu o ryczałcie, pracodawca powinien przygotować opis zasad wyliczenia i aktualizować go przynajmniej raz w roku. Gdy ceny energii skaczą, wcześniejsza zmiana jest rozsądna. Jeśli pracujesz zdalnie okazjonalnie, czyli do 24 dni w roku kalendarzowym na wniosek (art. 67³³ KP), ryczałt przysługuje proporcjonalnie do tych dni.
| Forma | Jak liczona | PIT i ZUS | Ryzyko sporu |
|---|---|---|---|
| Zwrot faktycznych kosztów | Na podstawie rachunków pracownika | Brak PIT i ZUS | Niskie, ale dużo papierologii |
| Ekwiwalent pieniężny | Cena rynkowa materiałów i narzędzi własnych pracownika | Brak PIT i ZUS | Niskie przy cenach rynkowych |
| Ryczałt | Szacunek kosztów, np. 40,90 zł miesięcznie | Brak PIT i ZUS | Średnie, gdy brak kalkulacji |
| Ryczałt zawyżony | Kwota bez związku z kosztami | PIT i składki jak od premii | Wysokie |
Kiedy urząd skarbowy lub ZUS mogą zakwestionować ryczałt?
Ryczałt rażąco odbiegający od powszechnych stawek mogą zakwestionować urząd skarbowy, ZUS i Państwowa Inspekcja Pracy (PIP), co opisuje Infor. Ten sam portal pisze, że PIP do końca 2026 r. ma skupić się na skargach pracowników, a kontrole planowe ruszą dopiero w 2027 r. Nie znalazłem jednak komunikatu PIP wprost o ryczałcie.
Za niski ryczałt to spór cywilnoprawny: pracownik może żądać dopłaty. Za wysoki to potencjalny zarzut ukrytego wynagrodzenia i zaległości w PIT oraz składkach, za które odpowiada płatnik, czyli pracodawca, a pracownik traci zwolnienie. Moim zdaniem właśnie tu leży najczęściej pomijany aspekt tematu. Dyskusja skupia się na tym, czy ryczałt jest za niski i krzywdzi pracownika, a ryzyko podatkowe rodzi ryczałt za wysoki.
Dlatego 300 zł ryczałtu przy abonamencie internetowym 90 zł i szacunkowym koszcie prądu 14,30 zł wygląda jak premia pod inną nazwą. Przy kontroli Krajowej Administracji Skarbowej (KAS) liczy się kalkulacja z datą, a nie intencja. Na wcześniejsze rozstrzygnięcia skarbówki w sprawach pracowniczych możesz zerknąć w naszym zestawieniu interpretacji z tygodnia 26 października 2026 r., a o wątku podatkowym pracy zdalnej dla zagranicznego pracodawcy piszemy w tekście o rezydencji podatkowej przy pracy zdalnej.
Liczby dla podatnika: ile kosztowałby opodatkowany ryczałt?
Przy ryczałcie 40,90 zł miesięcznie, czyli 490,80 zł rocznie, uznanie go za wynagrodzenie oznaczałoby około 111 zł składek pracownika (22,71% łącznie ze zdrowotną) i około 51 zł PIT według stawki 12% obowiązującej w 2026 r. Razem to około 162 zł rocznie. Przy ryczałcie 90 zł obciążenie rośnie do około 357 zł.
Wyliczenie jest uproszczone: składki społeczne pracownika to 13,71% (emerytalna 9,76%, rentowa 1,5%, chorobowa 2,45%), zdrowotna 9%, a PIT liczony jest od podstawy pomniejszonej o składki społeczne. Dochodzi jeszcze koszt pracodawcy, ok. 20% dodatkowych składek, co sprawdzisz w kalkulatorze kosztu pracodawcy. Realną pensję netto z uwzględnieniem progów przeliczysz w kalkulatorze brutto-netto, a rozliczenie roczne opisujemy w przewodniku po PIT i zwrocie podatku.
Czy to dużo? Dla budżetu domowego z dochodem 19 tys. zł miesięcznie 162-357 zł rocznie to szum. Dla pracodawcy z 200 osobami na zdalnej hybrydzie to już około 32-71 tys. zł rocznie zaległości plus odsetki, co tłumaczy ostrożność działów kadr. Średnia krajowa w sektorze przedsiębiorstw wynosiła 9266 zł (GUS, wrzesień 2026, kalkulator wynagrodzeń), więc ryczałt 40,90 zł to mniej niż 0,5% takiej pensji. Rachunki za prąd i internet rosną jednak w niektórych miesiącach szybciej niż pensje: inflacja CPI (indeks cen towarów i usług konsumpcyjnych) wyniosła 3,5% r/r w październiku 2026 r. (GUS, dane o inflacji), więc ryczałt ustalony w 2023 r. i niezmieniany bywa dziś niedoszacowany.
Jeśli ryczałt zostaje w całości w Twojej kieszeni, nie wymaga rozliczenia w rocznym PIT, a drobna kwota może wzmocnić domową nadwyżkę. Sprawdź w Decyzjomacie Nadpłata, czy dodatkowe 490 zł rocznie lepiej pracuje w nadpłacie, czy poza nią, a jeśli planujesz kredyt, zajrzyj do Decyzjomatu Hipotecznego. Wcześniejszy tekst o kosztach uzyskania przychodu 2026 pokazuje, że ryczałtowy koszt pracownika w wysokości 3000 zł to zupełnie inna kategoria niż ryczałt za pracę zdalną.
Czy praca zdalna zostanie w firmach i czy ryczałt będzie powszechny?
Tylko 55% przedsiębiorstw oferowało możliwość pracy na odległość w 2026 r., wobec 62% w 2025 r. i 71% w 2024 r., wynika z raportu Grant Thornton „Praca zdalna okiem przedsiębiorców 2026, edycja III”. Pełną swobodę wyboru miejsca pracy daje już tylko 13% firm.
Skoro zakres pracy zdalnej kurczy się, ryczałt zostaje przede wszystkim przy modelu hybrydowym, który preferuje około 61% pracowników, podczas gdy w pełni zdalnie chce pracować 28% (ten sam raport). Najnowsze oficjalne liczby Głównego Urzędu Statystycznego (GUS) pochodzą jeszcze z pandemii: 14,2% pracujących wykonywało pracę zdalną 31 marca 2021 r. (stat.gov.pl), więc brak świeżego wskaźnika państwowego utrudnia ocenę skali zjawiska.
Odsetek firm oferujących pracę zdalną spadł z 62% do 55% w ciągu roku (Grant Thornton), więc moim zdaniem największym ryzykiem dla pracowników nie jest podatek, tylko powrót do biur bez rekompensaty: im mniej dni zdalnych, tym łatwiej pracodawcy obniżyć ryczałt do symbolicznych kilkunastu złotych. Zasada jest jednak prosta - ryczałt ma odpowiadać kosztom ponoszonym w dniach pracy zdalnej, a regulamin powinien przewidywać jego przeliczenie. Dopóki Kodeks pracy się nie zmieni, jedyną realną ochroną pozostaje czytelna kalkulacja w dokumencie, który podpisujesz. Więcej analiz o podatkach znajdziesz w kategorii podatki.
Najbliższy konkretny krok: sprawdź, czy regulamin lub porozumienie o pracy zdalnej w Twojej firmie zawiera datę ostatniej aktualizacji kalkulacji. Jeśli ostatnia pochodzi z 2023 r., a od tego czasu zmieniły się ceny energii i abonamentów, wniosek o jej odświeżenie jest uzasadniony i - co ważne - nie grozi Ci żadnym podatkiem.
Narzędzia do Twojej decyzji
Najczęstsze pytania
- Czy ryczałt za pracę zdalną podlega PIT?
- 0 zł podatku - ryczałt za pracę zdalną nie stanowi przychodu pracownika w rozumieniu ustawy o PIT zgodnie z art. 67²⁵ Kodeksu pracy. Warunkiem jest, by świadczenie pokrywało koszty pracy zdalnej, a nie było ukrytym wynagrodzeniem. Zawyżony ryczałt może zostać opodatkowany jak premia.
- Czy od ryczałtu za pracę zdalną płaci się składki ZUS?
- Do podstawy składek ryczałt nie wchodzi - tak uznał ZUS Oddział w Gdańsku w interpretacji z 17 grudnia 2024 r. Ryczałt nie jest składnikiem wynagrodzenia. To stanowisko jednego oddziału, ale zgodne z literą Kodeksu pracy, więc ryzyko dotyczy głównie kwot rażąco zawyżonych.
- Ile wynosi ryczałt za pracę zdalną w 2026 roku?
- Ustawowych stawek nie ma, a typowy przedział podawany przez portal Firmove to 30-90 zł miesięcznie przy pełnym etacie. Przykład z Poradnika Przedsiębiorcy daje 40,90 zł. Kwotę ustala pracodawca na podstawie kalkulacji kosztów prądu, internetu i sprzętu.
- Jak pracodawca powinien obliczyć ryczałt za pracę zdalną?
- Na podstawie udziału użytkowania zawodowego w kosztach, np. 25% abonamentu internetowego 90 zł daje 22,50 zł. Do tego dolicza się prąd liczony ze zużycia urządzeń, np. 14,30 zł miesięcznie. Kalkulację warto zapisać w regulaminie i aktualizować raz w roku.
- Co grozi pracodawcy za zbyt wysoki ryczałt za pracę zdalną?
- Zaległość w PIT i składkach ZUS jako płatnik - przy 200 pracownikach i nadwyżce ryczałtu rzędu 90 zł miesięcznie to według naszego szacunku około 70 tys. zł rocznie plus odsetki. Ryczałt rażąco odbiegający od powszechnych stawek mogą zakwestionować urząd skarbowy, ZUS i PIP.
- Czy ryczałt za pracę zdalną należy się przy pracy okazjonalnej?
- 24 dni w roku kalendarzowym to maksymalny wymiar pracy zdalnej okazjonalnej na wniosek pracownika (art. 67³³ KP). Koszty, które ponosisz w tych dniach, pracodawca również pokrywa. Ryczałt przysługuje wtedy proporcjonalnie do liczby dni, a zasady powinien określić regulamin.
- Czy ryczałt za pracę zdalną wlicza się do wynagrodzenia urlopowego?
- Według komentarzy Infor ryczałt na internet i prąd jest zwrotem kosztów, więc nie wchodzi do podstawy wynagrodzenia urlopowego. Jest to zgodne z logiką, że świadczenie rekompensuje wydatki, a nie wynagradza pracę. Szczegóły warto potwierdzić w regulaminie wynagradzania.
Najważniejsze dla kredytobiorców - raz w tygodniu
Co poniedziałek sześć liczb tygodnia: rata kredytu, WIBOR, decyzje RPP, inflacja, rekordy cen mieszkań i najlepsze lokaty.
Jak wygląda Szóstka?
Policz prognozowaną emeryturę i limity IKE/IKZE
- Kalkulator emerytury ZUS - prognoza świadczenia na podstawie zarobków i stażu
- IKE i IKZE - aktualne limity wpłat oraz realna korzyść podatkowa w trzecim filarze
- Decyzjomat Nadpłata - odkładać na emeryturę czy najpierw nadpłacić kredyt
