Nagrywanie rozmów przez skarbówkę: projekt zmian w ustawie o KAS obejmie rozmowy telefoniczne i notatki

Ministerstwo Finansów planuje nowelizację ustawy o Krajowej Administracji Skarbowej (KAS), która da podstawę prawną do nagrywania rozmów z podatnikami i sporządzania notatek z kontaktów, o czym 3 listopada 2026 r. pisał Super Express. Projekt jest na wczesnym etapie wykazu prac rządu, więc kształt przepisów może się jeszcze zmienić.

Co dokładnie zakłada projekt nagrywania rozmów w KAS?

Zgodnie z doniesieniami z 3 listopada 2026 r. projekt nowelizacji ustawy o KAS przewiduje rejestrowanie rozmów telefonicznych z urzędnikami skarbówki oraz tworzenie notatek z kontaktów z podmiotami zainteresowanymi. Resort finansów nie podał jeszcze terminu wejścia w życie, a publicznie dostępne założenia nie wskazują okresu przechowywania nagrań.

Oficjalne uzasadnienie dotyczy jakości usług. Nagrania i notatki mają tworzyć pełną historię sprawy, dzięki czemu urzędnik zna wcześniejszy przebieg kontaktów i nie trzeba wszystkiego tłumaczyć od nowa. Ministerstwo, którym kieruje Andrzej Domański, wskazuje też na bezpieczeństwo danych zgromadzonych w jednym centralnym systemie oraz na wyższą efektywność KAS.

To, co dziś brzmi jak rewolucja, jest w istocie rozszerzeniem praktyki znanej od ponad 15 lat. Rozmowy z Krajową Informacją Podatkową nagrywa się od 1 czerwca 2011 roku, a wcześniej, od uruchomienia KIP w 2006 roku, po rozmowie nie zostawał żaden ślad. Według pro.rp.pl resort argumentował wtedy, że podobne rozwiązania stosują już sądy, banki i ubezpieczyciele.

"Nagrana rozmowa to dowód, że coś nie zostało opowiedziane albo zostało powiedziane inaczej" - Małgorzata Brzoza, rzecznik prasowy Ministerstwa Finansów (Rzeczpospolita, 30 maja 2011 r., o nagrywaniu rozmów z KIP)

Ta wypowiedź dotyczy sytuacji z 2011 roku, ale logika jest identyczna: nagranie ma rozstrzygać spór o to, co powiedział urzędnik. Pozostaje pytanie, na czyją rzecz będzie rozstrzygać w praktyce.

Czy nagrania będą dowodem w sporze z urzędem skarbowym?

Nagranie rozmowy z urzędnikiem może stać się dowodem w postępowaniu podatkowym, ale ani doniesienia medialne, ani założenia nie rozstrzygają, czy podatnik dostanie do niego dostęp. Bez prawa do uzyskania kopii nagrania sama rejestracja pomaga przede wszystkim organowi, który ma pełny zapis kontaktów w jednym systemie.

Tu moim zdaniem leży główna słabość pomysłu. Projekt opisuje korzyści w języku obsługi klienta, a o uprawnieniach podatnika milczy. Jeśli nagranie ma chronić obie strony, ustawa powinna wprost dawać prawo do bezpłatnej kopii w ustalonym terminie. To kwestia kilku zdań w przepisie, a zmienia charakter całej instytucji.

Druga sprawa to moc wiążąca informacji udzielanej przez telefon. Rozmowa z konsultantem nie jest interpretacją indywidualną, więc nawet zachowany zapis nie zwalnia podatnika z odpowiedzialności za rozliczenie. Opisywaliśmy już, jak zmienia się system interpretacji, w tekście Interpretacje skarbówki w dół: 177 zamiast 234, oraz jak działa baza EUREKA po nowelizacji Ordynacji podatkowej. Nagrana rozmowa to trzeci, najsłabszy poziom ochrony, poniżej interpretacji i wyroku sądu.

Jak nagrywanie rozmów wpisuje się w ochronę danych osobowych?

Zgodnie z art. 13 RODO (rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady 2016/679) nagrania głosu podatnika są danymi osobowymi, więc organ musi poinformować rozmówcę o rejestracji, wskazać cel przetwarzania i okres przechowywania. Nadzór nad tym sprawuje Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO), a ujawnione założenia projektu nie podają jeszcze szczegółów.

Centralizacja nagrań w jednym systemie jest wygodna dla administracji, ale podnosi stawkę przy wycieku. Zbiór rozmów, w których przedsiębiorcy opowiadają o przychodach, kontrahentach i planowanych transakcjach, to dla atakującego znacznie cenniejszy łup niż rozproszone akta. Resort deklaruje bezpieczeństwo danych, lecz nie opisał dotąd zabezpieczeń, więc ta deklaracja pozostaje na razie hasłem.

W tle jest też szersza dyskusja o tym, ile informacji skarbówka gromadzi o podatniku. Przy okazji białej listy VAT i progu 15 000 zł oraz obowiązków SENT widać ten sam kierunek: więcej danych w rękach KAS, mniej uznaniowości, ale też mniej prywatności. Nagrania rozmów dopełniają ten obraz.

Realny koszt błędnej informacji przez telefon

Przedsiębiorca na podatku liniowym 19%, który fakturuje 22 tys. zł miesięcznie, czyli 264 tys. zł rocznie, płaci w skali roku około 50 tys. zł podatku dochodowego przy braku kosztów. Błędnie odliczony wydatek 30 tys. zł oznacza wtedy zaległość 5 700 zł, a do tego dochodzą odsetki.

Tak wygląda sytuacja, w której nagranie ma znaczenie. Dzwonisz do konsultanta z pytaniem, czy dany koszt zaliczysz do kosztów firmy, słyszysz, że tak, a po roku kontrola uznaje inaczej. Dziś w sporze stoi twoja pamięć przeciwko brakowi zapisu po stronie urzędu, a po wprowadzeniu projektu oba zapisy mogłyby się pokryć, ale pod warunkiem, że masz do nagrania dostęp.

Możesz sam sprawdzić, jak forma opodatkowania zmienia takie ryzyko, w kalkulatorze formy opodatkowania oraz w naszym zestawieniu skala, liniowy czy ryczałt dla JDG. Składki policzysz w kalkulatorze składek ZUS. Jeśli porównujesz koszt takiego ryzyka z inwestowaniem nadwyżki, pomoże Decyzjomat Nadpłata, a gdy za rok lub dwa planujesz hipotekę i dokumentowanie dochodu, sprawdź też Decyzjomat Hipoteka.

To kalkulacja ilustracyjna, a nie porada podatkowa. Przy inflacji CPI 3,5% r/r w październiku 2026 r. (GUS, szybki szacunek, dane w serwisie finwire) nawet kilka tysięcy złotych zaległości z odsetkami boli bardziej niż w 2023 roku. Średnie wynagrodzenie w sektorze przedsiębiorstw wynosi 9266 zł we wrześniu 2026 r. (GUS, kalkulator wynagrodzenia netto), więc 5 700 zł to ponad pół miesięcznej średniej pensji.

Czego uczy rok 2011 i dlaczego ten projekt będzie bardziej sporny?

KIP w 2011 roku obsługiwał kontakty informacyjne, a rozmowa z konsultantem nie kończyła się decyzją wobec podatnika. Obecny projekt dotyczy całej KAS, czyli także rozmów z urzędnikami prowadzącymi kontrole i postępowania, gdzie nagranie może posłużyć jako materiał w sprawie. To zasadnicza różnica skali i skutków.

Porównanie z 2011 rokiem pokazuje dwie rzeczy. Po pierwsze, ministerstwo od początku sprzedaje nagrywanie jako ochronę podatnika przed przekręceniem słów, a nie jako narzędzie kontroli. Po drugie, wtedy nikt nie pytał o prawo do kopii, bo skala była mała. Teraz, przy centralnym systemie i notatkach z każdego kontaktu, to pytanie wróci przy konsultacjach publicznych. Uważam, że projekt bez gwarancji dostępu dla podatnika przegra w debacie, a nowelizacja zostanie uzupełniona.

Podatnik, który sam nagrywa własną rozmowę, w której uczestniczy, co do zasady nie łamie prawa, choć przed publikacją nagrania warto sprawdzić przepisy o ochronie danych drugiej strony. Zanim projekt wejdzie w życie, nic nie stoi na przeszkodzie, byś po telefonie wysłał do urzędu krótkie pisemne podsumowanie ustaleń, najlepiej przez ePUAP albo e-Urząd Skarbowy.

Co dalej z projektem i na co patrzeć?

Projekt nowelizacji ustawy o KAS jest w wykazie prac rządu, a kolejne etapy to opublikowanie tekstu w Rządowym Centrum Legislacji, konsultacje publiczne i prace rządu. Do tego czasu przepisy nie obowiązują, a nagrywanie rozmów poza KIP nie ma jeszcze podstawy ustawowej, więc dziś nic się dla ciebie nie zmienia.

Trzy rzeczy rozstrzygną o wartości zmiany: okres przechowywania nagrań, prawo podatnika do kopii oraz status notatek jako dowodu w postępowaniu. Sprawdzaj je w treści projektu, gdy tylko pojawi się na stronie Ministerstwa Finansów. Przy okazji warto zwrócić uwagę na to, jak zmiany obejmują faktury i KSeF, opisane w poradniku o fakturze VAT 2026, bo cyfryzacja kontaktów i rozliczeń idzie w jednym kierunku.

Więcej analiz na temat podatków znajdziesz w hubie kategorii. Jeśli projekt zostanie opublikowany z zapisem o prawie dostępu do nagrań, będzie to rzadki przypadek zmiany, która faktycznie wyrównuje szanse stron. Jeśli nie, najlepszym zabezpieczeniem pozostaje stary sposób: pisemne pytanie i pisemna odpowiedź.

Narzędzia do Twojej decyzji

• Kalkulator wynagrodzeń brutto netto
• Kalkulator UoP vs B2B
• Kalkulator składek ZUS
• Kalkulator PIT-37
• Kalkulator PIT-36, PIT-36L i PIT-28 dla działalności